Документальное оформление движения запасов бюджетного учреждения

Типовые формы первичных документов по учету и списанию запасов бюджетных учреждений (утверждены приказом Госказначейства от 18.12.2000 № 130, далее – Приказ № 130) отменены в соответствии с приказом МФУ от 31.12.2020 № 838. Зато новых форм первичной документации по учету запасов для бюджетной сферы законодательством не предусмотрено.

Однако такие формы должны содержать обязательные реквизиты, определенные Законом от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». 

Учитывая это, рекомендуем разработать на основе типовых, утвержденных Приказом № 130, собственные формы, и применять их в учете.

Приобретение запасов

Поступление в учреждение запасов оформляется обычно расходной накладной (см. образец составления), которая фиксирует факт получения/передачи товаров. Форма расходной накладной не утверждена на законодательном уровне, поэтому такие накладные могут несколько отличаться между собой, но все должны содержать обязательные реквизиты.

Получение запасов

В бюджетных учреждениях запасы учитываются по месту их нахождения и в бухгалтерии.

Приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск запасов со склада (из кладовой). С этим лицом обязательно заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В случае получения запасов материально ответственное лицо (далее – МОЛ) удостоверяет факт получения собственной подписью в расходной накладной на обоих (при необходимости – на трех) экземплярах: для поставщика и заказчика.

В случае взятия на учет учреждения материальных запасов, по которым выявлены количественные или качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков, составляется Акт о приемке материалов (типовая форма № З-1) (см. образец составления).

Акт составляется приемной комиссией в двух экземплярах в присутствии заведующего складом, МОЛ и представителя отправителя (поставщика), а если последний не явился или вызов отправителя (поставщика) не является обязательным – представителя незаинтересованной организации.

Факт приемки и оприходования материальных запасов подтверждается подписью МОЛ, которое приняло их на ответственное хранение.

После приемки материальных запасов акты вместе с документами (счетами-фактурами, накладными и т. п.) передаются в бухгалтерию. Один экземпляр акта используется для учета принятых запасов, второй – для направления претензии поставщику (в случае выявления расхождений при получении).

Внутреннее перемещение запасов

Унифицированной форме первичного документа, составляется в случае принятия запасов или их выдачи со склада (кладовой), является Накладная (требование) (типовая форма № С-3) (см. образец заполнения). Также этот документ может применяться для внутреннего перемещения материальных ценностей.

Накладная (требование) выписывается бухгалтерией в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения. Один экземпляр предназначен для получения материальных ценностей со склада, второй – для их учета по месту использования.

Оформленные распиской получателя накладные (требования) передаются в бухгалтерию вместе с реестром. Форму реестра можно разработать самостоятельно или применить приведенную в приложении 4 к Методрекомендациям № 635 (см. образец составления).

Как было указано выше, при отсутствии утвержденных типовых форм можно разработать и утвердить приказом руководителя собственные бланки необходимых документов. В некоторых бюджетных учреждениях в целях накопления информации о выданных хозяйственных, канцелярских и других товарах применяется в момент массовой выдачи Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения (см. образец составления). Сам бланк может отличаться, поскольку разрабатывается каждым бюджетным учреждением самостоятельно.

В соответствии с приказом Госказначейства от 18.12.2000 № 130информацию о поступлении и выдаче запасов следует также отражать:

• в Книге количественно-суммированного учета (типовая форма № З-6). Применяется для аналитического учета материальных ценностей как в количественном, так и в суммированном измерениях. В книге для каждого наименования (сорта) запасов открываются отдельные аналитические счета. Книга открывается на год на основании остатков на начало года. Для этого в первой строке в графе 3 по соответствующему наименованию запасов записывается «Остаток на 1 января 20__ г.», а в графах 9 и 10 проставляются количество и сумма переходящего остатка в прошлом году. Записи в книге осуществляются на основании первичных документов. В конце месяца в графах 5–8 подводятся итоги за этот месяц и с учетом входящего остатка приводится остаток (в графах 9 и 10) на начало следующее за отчетным месяца (см. образец заполнения);
• Книге количественно-суммированного учета (типовая форма № З-6а). Применяется для аналитического учета материальных ценностей в централизованных бухгалтериях. Книга заполняется в разрезе аналитических счетов по каждому наименованию (сорту) запасов как в целом по всем обслуживаемым учреждениям, так и с выделением по каждому учреждению (МОЛ). Книга открывается записями сумм остатков материалов на начало года. При этом в первой строке в графе 3 пишется: «Остаток на 1 января 20__ г.», в графах 9 и 10 приводится остаток в целом по централизованной бухгалтерии, а в графах 11 и 12 – в том числе по каждому обслуживаемому учреждению;
• Карточке количественно-суммированного учета (типовая форма № З-7). Назначение карточки и порядок ее ведения такой же, как и Книг по формам № З-6 и № З-6а. Карточка применяется в учреждениях, где аналитический учет ведется не в книгах, а в карточках;
• Книге складского учета запасов (типовая форма № З-9). Применяется для учета материалов, продуктов питания, готовых изделий и других запасов на складе (в кладовой). Ведется МОЛ по наименованию, сорту и количеству запасов. Записи в книге осуществляются на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток запасов. В конце книги не реже одного раза в квартал делаются записи о ее проверке бухгалтерией (см. образец заполнения).

Информация о том, какие именно аналитические регистры будут применяться для осуществления контроля за движением запасов (материальных ценностей), отражается в приказе о бухгалтерском учете учреждения.

Списание материальных ценностей

В случае выбытия запасов при их списании с баланса учреждения составляется Акт списания (форма, утвержденная приказом МФУ от 23.01.2015 № 11). Акт составляется комиссией, назначенной приказом руководителя, в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй остается у МОЛ (см. образец составления).