Документальне оформлення руху запасів бюджетної установи

Типові форми первинних документів з обліку та списання запасів бюджетних установ (затверджені наказом Держказначейства від 18.12.2000 № 130, далі – Наказ № 130) скасовано відповідно до наказу МФУ від 31.12.2020 № 838. Натомість нових форм первинної документації з обліку запасів для бюджетної сфери законодавством не передбачено.

Проте такі форми повинні містити обов’язкові реквізити, визначені Законом від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Враховуючи це, рекомендуємо розробити на основі типових, затверджених Наказом № 130, власні форми, та застосовувати їх в обліку.

Придбання запасів

Надходження до установи запасів оформляється зазвичай видатковою накладною (див. зразок складання), яка фіксує факт отримання/передавання товарів. Форму видаткової накладної не затверджено на законодавчому рівні, тому такі накладні можуть дещо відрізнятися між собою, але всі мають містити обов’язкові реквізити.

Отримання запасів

У бюджетних установах запаси обліковуються за місцем їх знаходження та в бухгалтерії.

Наказом керівника призначається особа, на яку покладається відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів зі складу (комори). Із цією особою обов’язково укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

У разі отримання запасів матеріально відповідальна особа (далі – МВО) засвідчує факт отримання власним підписом у видатковій накладній на обох (за необхідністю – трьох) екземплярах: для постачальника та замовника.

У разі взяття на облік установи матеріальних запасів, за якими виявлено кількісні або якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальників, складається Акт про приймання матеріалів (типова форма № З-1) (див. зразок заповнення).

Акт складається приймальною комісією у двох примірниках у присутності завідуючого складом, МВО та представника відправника (постачальника), а якщо останній не з’явився або виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, – представника незацікавленої організації.

Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом МВО, яка прийняла їх на відповідальне зберігання.

Після приймання матеріальних запасів акти разом з документами (рахунками-фактурами, накладними тощо) передаються до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих запасів, другий – для направлення претензії постачальнику (у разі виявлення розбіжностей при отриманні).

Внутрішнє переміщення запасів

Уніфікованою формою первинного документа, що складається у разі прийняття запасів або їх видавання зі складу (комори), є Накладна (вимога) (типова форма № З-3) (див. зразок заповнення). Також цей документ може застосовуватися для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей.

Накладна (вимога) виписується бухгалтерією у двох примірниках і затверджується керівником установи. Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, другий – для їх обліку за місцем використання.

Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії разом із реєстром. Форму реєстру можна розробити самостійно або застосувати наведену в додатку 4 до Методрекомендацій № 635 (див. зразок складання).

Як було зазначено вище, за відсутності затверджених типових форм можна розробити та затвердити наказом керівника власні бланки необхідних документів. У деяких бюджетних установах з метою накопичення інформації про видані господарчі, канцелярські та інші товари застосовується в момент масового видавання Відомість видавання матеріалів на потреби установи (див. зразок складання). Сам бланк може відрізнятися, оскільки розробляється кожною бюджетною установою самостійно.

Відповідно до наказу Держказначейства від 18.12.2000 № 130 інформацію про надходження та видавання запасів слід також відображати:

• у Книзі кількісно-сумового обліку (типова форма № З-6). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і в сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (ґатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки. Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку в графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується «Залишок на 01 січня 20__ р.», а в графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року. Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів. Наприкінці місяця у графах 5–8 підбиваються підсумки за цей місяць і з урахуванням вхідного залишку наводиться залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяця (див. зразок заповнення);
• Книзі кількісно-сумового обліку (типова форма № З-6а). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей у централізованих бухгалтеріях. Книга заповнюється в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (ґатунком) запасів як у цілому за всіма установами, що обслуговуються, так і з виділенням за кожною установою (МВО). Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на початок року. При цьому в першому рядку в графі 3 пишеться: «Залишок на 1 січня 20__ р.», у графах 9 та 10 наводиться залишок у цілому за централізованою бухгалтерією, а в графах 11 і 12 – у тому числі за кожною установою, що обслуговується;
• Картці кількісно-сумового обліку (типова форма № З-7). Призначення картки та порядок її ведення такий самий, як і Книг за формами № З-6 та № З-6а. Картка застосовується в установах, де аналітичний облік ведеться не в книгах, а в картках;
• Книзі складського обліку запасів (типова форма № З-9). Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (коморі). Ведеться МВО за найменуванням, ґатунком та кількістю запасів. Записи в книзі здійснюються на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок запасів. У кінці книги не рідше одного разу на квартал робляться записи про її перевірку бухгалтерією (див. зразок заповнення).

Інформація про те, які саме аналітичні регістри застосовуватимуться для здійснення контролю за рухом запасів (матеріальних цінностей), відображається в наказі про бухгалтерський облік установи.

Списання матеріальних цінностей

У разі вибуття запасів при їх списанні з балансу установи складається Акт списання (форма, затверджена наказом МФУ від 23.01.2015 № 11). Акт складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках: перший передається до бухгалтерії, другий залишається у МВО (див. зразок заповнення).