Документальное оформление операций с нематериальными активами в государственном секторе

Главными нормативными документами, определяющими порядок оформления операций с нематериальными активами (далее – НА), являются:

• Закон от 23.12.93 г. № 3792-XII (далее – Закон № 3792);
• НП(С)БУГС 122;
• Методрекомендации, утвержденные приказом МФУ от 23.01.15 г. № 11.

Хозяйственные операции по движению НА оформляются субъектом госсектора первичными документами, формы которых утверждены приказом МФУ от 22.11.04 г. № 732 (далее – Приказ № 732). Эти формы могут применяться для оформления операций с другими НА с указанием названия и реквизитов формы для НА.

Внимание! При отсутствии утвержденных типовых форм для оформления отдельных хозяйственных операций с НА субъект госсектора может самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы необходимых первичных документов. При этом та­кие формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законо­да­тельст­вом.

Приобретение НА

Приобретение учреждением НА зависит от условий договора. Согласно Закону № 3792 различают следующие виды договоров:

• договор о передаче (отчуждении) имущественных прав субъектов авторского права и смежных прав;
• договор о передаче исключительного (неисключительного) права на использование объектов авторского права и смежных прав;
• договор заказа;
• договор о коллективном управлении имущественными правами субъектов авторского права и смежных прав;
• договор между организацией коллективного управления и лицом, использующим объекты авторского права и смежных прав;
• прочие договоры в сфере авторского права и смежных прав.

Например, бюджетное учреждение (заказчик) заказало сторонней организации (исполнитель) разработку, наладку компьютерной программы и оформление соответствующих документов, удостоверяющих право собственности на компьютерную программу. В этом случае заказчик и исполнитель заключают договор заказа на разработку или договор о передаче (отчуждении) имущественных прав субъектов авторского права и смежных прав.

Вместе с договором оформляется Акт сдачи-приемки работ (предоставлении услуг) (см. образец составления).

Получение НА

В бюджетных учреждениях документы, удостоверяющие право собственности на НА, учитываются по месту возникновения такого права. Обычно такие документы хранятся в отделе информационных систем. Приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается ответственность за прием и хранение таких документов (как правило, в сейфе). С этим лицом обязательно заключается договор о полной материальной индивидуальной ответственности.

В случае получения указанных документов ответственное лицо составляет Акт ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов типовой формы № НА-1 (см. образец заполнения) и удостоверяет этот факт собственной подписью на обоих (по необходимости – трех) экземплярах (исполнителя и заказчика).

В случае оформления ввода в хозяйственный оборот объектов права интеллектуальной собственности акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией, назначенной приказом (распоряжением) собственника или уполномоченного органа (должностного лица), который осуществляет руководство предприятием.

Акт заполняется на основе технической, научно-технической и другой документации (лицензионный и авторский договоры, патент и т. п.), подписывается председателем и членами комиссии, лицом, ответственным за прием для использования объекта права интеллектуальной собственности.

На основании этого акта составляется в одном экземпляре Инвентарная карточка учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов типовой формы № НА-2 (см. образец заполнения). Такая карточка применяется для аналитического учета указанных объектов и группы однотипных по назначению и условиям использования объектов, поступивших в одном календарном месяце и одному ответственному за их использование лицу.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов права интеллектуальной собственности.

Заметим, что согласно п. 2 разд. IV НП(С)БУГС 122 НА с неопределенным сроком полезного использования (эксплуатации) не амортизируются. Однако, если срок полезного использования (эксплуатации) НА определен (как в нашем примере – 5 лет), то мы проводим расчет амортизации объекта НА. Для НА такой утвержденной формы нет, поэтому воспользуемся формой расчета амортизации основных средств, утвержденной приказом МФУ від 13.09.16 р. № 818 (далее – Приказ № 818) (см. образец составления).

Бесплатное получение объекта НА

В случае бесплатного получения объектов НА ответственное лицо должно оформить Акт приемки-передачи объектов НА. Для этого можно воспользоваться Актом приемки-передачи основных средств по форме, утвержденной Приказом № 818 (см. образец составления) или самостоятельно разработать соответствующую форму.

В случае бесплатного получения объектов НА путем внутреннего перемещения в пределах органа, уполномоченного управлять объектами государственной (коммунальной) собственности, ответственное лицо, принимающее такой объект, может оформить Акт внутреннего перемещения объектов нематериальных активов по самостоятельно разработанной форме или Акт внутреннего перемещения основных средств по форме, утвержденной Приказом № 818 (см. образец составления).

Улучшение объекта НА

Работы по улучшению объекта НА оформляются первичными документами. Поскольку для НА законодательно установленных форм таких документов нет, воспользуемся типовыми формами, утвержденными Приказом № 818, адаптировав их для отражения объектов НА, а именно:

• Актом передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств (далее – акт передачи);
• Актом приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных основных средств (далее – акт приемки).

Следует заметить, что акт передачи составляется на основании дефектного акта, в котором указывают объемы и стоимость работ по улучшению (см. образец составления). Дефектный акт составляется комиссией учреждения, назначенной приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченного органа (должностного лица), который осуществляет руководство деятельностью учреждения. Дефектный акт обязательно согласовывается исполнителем работ и заказчиком. Типовой формы этого акта нет, поэтому он составляется в произвольной форме, но должен содержать всю необходимую информацию об объекте и причинах его составления.

Акт передачи составляется в двух экземплярах и подписывается представителем субъекта госсектора, уполномоченным на передачу НА на улучшение, и представителем предприятия (организации) или субъекта госсектора (структурного подразделения), который будет выполнять улучшение объекта, и утверждается руководителем субъекта госсектора, который их передает (см. образец составления).

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу и является основанием для прекращения начисления амортизации в случае улучшения. Второй экземпляр передается предприятию (организации) или субъекту госсектора (структурному подразделению), выполняющему улучшение НА.

Приемка выполненных работ по модификации объекта НА оформляется актом приемки, который также составляется в двух экземплярах и подписывается представителем предприятия (организации) или субъекта госсектора (структурного подразделения), которым выполнялись работы по улучшению НА, и представителем субъекта госсектора, уполномоченным на приемку НА после улучшения. Акт утверждается руководителем субъекта госсектора, который принимает улучшенный объект НА (см. образец составления).

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу для возобновления начисления амортизации, второй – предприятию (организации) или субъекту госсектора (структурному подразделению), который выполнял работы по улучшению объекта НА.

Одновременно нужно внести изменения в Инвентарную карточку учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов по форме № НА-2, утвержденной Приказом № 732, и определить изменения функционально-технологических характеристик объекта (стоимость, мощность и т. п.) вследствие их улучшения (см. образец составления).

Переоценка НА

Для проведения переоценки объекта НА необходимо решение руководителя учреждения. Такое решение должно быть оформлено приказом или другим распорядительным документом, в котором нужно указать, какие именно НА подлежат переоценке, и предусмотреть привлечение субъекта оценочной деятельности.

Результаты переоценки оформляются согласно полученным от оценщика данным, которые могут быть в виде справки, акта или другого документа, предусмотренного правилами работы оценщиков. После этого формируется первичный документ, на основании которого операцию по переоценке отражают в бухучете.

Для НА таких форм нет, поэтому воспользуемся типовыми формами, утвержденными Приказом № 818, в частности Актом переоценки основных средств, адаптировав его к объектам НА (см. образец составления).

Одновременно нужно внести изменения в Инвентарную карточку учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов типовой формы № НА-2 (утверждена Приказом № 732), отразив в ней результаты переоценки.

Списание НА

Согласно п. 1 разд. VI НП(С)БУГС 122 объекты НА списывают с баланса в случае невозможности получения субъектом госсектора в дальнейшем экономических выгод и/или потенциала полезности от его использования или несоответствия критериям признания активом.

Решение о списании объектов НА принимает специально созданная комиссия учреждения, назначенная приказом (распоряжением) руководителя (ректора) или уполномоченного органа (должностного лица), который осуществляет руководство деятельностью бюджетного учреждения.

Комиссия выполняет следующие действия:

• проводит осмотр объекта НА и изучает документацию, которую нужно списать;
• устанавливает причины, на основании которых принимается решение о том, что НА не будет приносить в дальнейшем экономических выгод от его использования;
• определяет лиц (если этого требует ситуация), по вине которых произошло преждевременное выбытие НА из оборота, вносит предложения относительно их ответственности;
• определяет возможность продажи (передачи) объекта НА;
• составляет в двух экземплярах Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов по форме № НА-3, утвержденной Приказом № 732, на каждый отдельный объект НА. Акт подписывается председателем и членами комиссии, лицом, ответственным за использование этого объекта, и утверждается руководителем субъекта госсектора.

По результатам осмотра объекта НА, который подлежит списанию, комиссия составляет протокол (см. образец составления), в котором приводит всю необходимую информацию относительно списания.

На основании этого протокола руководитель бюджетного учреждения издает приказ о выводе объекта НА из оборота (см. образец составления).

И на завершающем этапе комиссия составляет в двух экземплярах акт выбытия по форме № НА-3 (см. образец составления).

Обратите внимание! Остаточную стоимость рассчитывают по данным бухучета на последнее число месяца выбытия объекта как разницу между его первоначальной стоимостью и суммой накопленной амортизации за период полезного использования. Поэтому бюджетное учреждение сначала должно начислить амортизацию за последний месяц использования объекта НА, а потом определить его остаточную стоимость.