Документальне оформлення операцій з нематеріальними активами у державному секторі

Головними нормативними документами, які визначають порядок оформлення операцій із нематеріальними активами (далі – НА), є:

• Закон від 23.12.93 г. № 3792-XII (далі – Закон № 3792);
• НП(С)БОДС 122;
• Методрекомендації, затверджені наказом МФУ від 23.01.15 р. № 11.

Господарські операції з руху НА оформляються суб’єктом держсектору первинними документами, форми яких затверджено наказом МФУ віл 22.11.04 р. № 732 (далі – Наказ № 732). Ці форми можуть застосовуватися для оформлення операцій з іншими НА із зазначенням назви і реквізитів форми для НА.

Увага! За відсутності затверджених типових форм для оформлення окремих гос­по­дарських операцій із НА суб’єкт держсектору може самостійно розробляти і затверджувати відповідні форми необхідних первинних документів. При цьому такі форми мають містити обов’язкові реквізити, передбачені законодавством.

Придбання НА

Придбання установою НА залежить від умов договору. Відповідно до Закону № 3792 розрізняють такі види договорів:

• договір про передання (відчуження) майнових прав суб’єктів авторського права і суміжних прав;
• договір про передання виключного (невиключного) права на використання об’єктів авторського права і суміжних прав;
• договір замовлення;
• договір про колективне управління майновими правами суб’єктів авторського права і суміжних прав;
• договір між організацією колективного управління та особою, яка використовує об’єкти авторського права і суміжних прав;
• інші договори в сфері авторського права і суміжних прав.

Наприклад, бюджетна установа (замовник) замовила сторонній організації (виконавець) розроблення, налаштування комп’ютерної програми та оформлення відповідних документів, які засвідчують право власності на комп’ютерну програму. У цьому випадку замовник і виконавець укладають договір замовлення на розроблення або договір про передання (відчуження) майнових прав суб’єктів авторського права і суміжних прав.

Разом із договором оформляється Акт здавання-приймання робіт (надання послуг) (див. зразок складання).

Отримання НА

У бюджетних установах документи, які засвідчують право власності на НА, обліковуються за місцем виникнення такого права. Зазвичай такі документи зберігаються у відділі інформаційних систем. Наказом керівника призначається особа, на яку покладається відповідальність за приймання та зберігання таких документів. Із цією особою обов’язково укладається договір про повну матеріальну індивідуальну відповідальність.

У разі отримання вказаних документів відповідальна особа складає Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів типової форми № НА-1 (див. зразок складання) і засвідчує цей факт власним підписом на обох (за необхідністю – трьох) екземплярах (виконавця та замовника).

У разі оформлення введення в господарський оборот об’єктів права інтелектуальної власності акт складається в одному примірнику на кожний окремий об’єкт приймальною комісією, призначеною наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством.

Акт заповнюється на основі технічної, науково-технічної та іншої документації (ліцензійний та авторський договори, патент тощо), підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною за прийняття для використання об’єкта права інтелектуальної власності.

На підставі цього акта складається в одному примірнику Інвентарна картка обліку об’єк­та права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів типової форми № НА-2 (див. зразок складання). Така картка застосовується для аналітичного обліку вказаних об’єктів та групи однотипних за призначенням та умовами використання об’єктів, що надійшли в одному календарному місяці та одній відповідальній за їх використання особі.

Інвентарна картка ведеться в бухгалтерії на кожний об’єкт чи групу об’єктів права інтелектуальної власності.

Зауважимо, що відповідно до п. 2 розд. IV НП(С)БОДС 122 НА з невизначеним строком корисного використання (експлуатації) не амортизуються. Однак, якщо строк корисного використання (експлуатації) НА визначено (як у нашому прикладі – 5 років), то ми здійснюємо розрахунок амортизації об’єкта НА. Для НА такої затвердженої форми немає, тому скористаємося формою розрахунку амортизації основних засобів, затвердженою наказом МФУ від 13.09.16 р. № 818 (далі – Наказ № 818) (див. зразок складання).

Безплатне отримання об’єкта НА

У разі безплатного отримання об’єктів НА відповідальна особа повинна оформити Акт приймання-передачі об’єктів НА. Для цього можна скористатися Актом приймання-передачі основних засобів за формою, затвердженою Наказом № 818 (див. зразок складання) або самостійно розробити відповідну форму.

У разі безплатного отримання об’єктів НА шляхом внутрішнього переміщення в межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної (комунальної) власності, відповідальна особа, яка приймає такий об’єкт, може оформити Акт внутрішнього переміщення об’єктів нематеріальних активів за самостійно розробленою формою або Акт внутрішнього переміщення основних засобів за формою, затвердженою Наказом № 818 (див. зразок складання).

Поліпшення об’єкта НА

Роботи з поліпшення об’єкта НА оформляються первинними документами. Оскільки для НА законодавчо установлених форм таких документів немає, скористаємося типовими формами, затвердженими Наказом № 818, адаптувавши їх для відображення об’єктів НА, а саме:

• Актом передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів (далі – акт передачі);
• Актом приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основ-них засобів (далі – акт приймання).

Варто зауважити, що акт передачі складається на підставі дефектного акта, в якому зазначають обсяги та вартість робіт із поліпшення (див. зразок складання). Дефектний акт складається комісією установи, призначеною наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво діяльністю установи. Дефектний акт обов’язково погоджується виконавцем робіт та замовником. Типової форми цього акта немає, тому він складається в довільній формі, але має містити всю необхідну інформацію про об’єкт та причини його складання.

Акт передачі складається у двох примірниках і підписується представником суб’єкта держсектору, уповноваженим на передання НА на поліпшення, та представником підприємства (організації) або суб’єкта держсектору (структурного підрозділу), що виконуватиме поліпшення об’єкта, і затверджується керівником суб’єкта держсектору, що їх передає (див. зразок складання).

Перший примірник акта передається до бухгалтерської служби та є підставою для припинення нарахування амортизації у разі поліпшення. Другий примірник передається підприємству (організації) або суб’єкту держсектору (структурному підрозділу), що виконує поліпшення НА.

Приймання виконаних робіт із модифікації об’єкта НА оформляється актом приймання, який також складається у двох примірниках і підписується представником підприємства (організації) або суб’єкта держсектору (структурного підрозділу), яким виконувалися роботи з поліпшення НА, та представником суб’єкта держсектору, уповноваженим на прийняття НА після поліпшення. Акт затверджується керівником суб’єкта держсектору, що приймає поліпшений об’єкт НА (див. зразок складання).

Перший примірник акта передається до бухгалтерської служби для відновлення нарахування амортизації, другий – підприємству (організації) або суб’єкту держсектору (структурному підрозділу), який виконував роботи з поліпшення об’єкта НА.

Одночасно потрібно внести зміни до Інвентарної картки обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів за формою № НА-2, затвердженою Наказом № 732, та визначити зміни функціонально-технологічних характеристик об’єкта (вартість, потужність тощо) унаслідок їх поліпшення (див. зразок складання).

Переоцінка НА

Як уже зазначалося, для проведення переоцінки об’єкта НА необхідне рішення керівника установи. Таке рішення має бути оформлене наказом або іншим розпорядчим документом, у якому слід указати, які саме НА підлягають переоцінці, та передбачити залучення суб’єкта оціночної діяльності.

Результати переоцінки оформляються згідно з отриманими від оцінювача даними, які можуть бути у вигляді довідки, акта або іншого документа, передбаченого правилами роботи оцінювачів. Після цього формується первинний документ, на підставі якого операцію з переоцінки відображають у бухобліку.

Для НА таких форм немає, тому скористаємося типовими формами, затвердженими Наказом № 818, зокрема Актом переоцінки основних засобів, адаптувавши його до об’єктів НА (див. зразок складання).

Одночасно потрібно внести зміни в Інвентарну картку обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів типової форми № НА-2 (затверджена Наказом № 732), відобразивши в ній результати переоцінки.

Списання НА

Відповідно до п. 1 розд. VI НП(С)БОДС 122 об’єкти НА списують із балансу в разі неможливості отримання суб’єктом держсектору надалі економічних вигід та/або потенціалу корисності від його використання або невідповідності критеріям визнання активом.

Рішення про списання об’єктів НА приймає спеціально створена комісія установи, призначена наказом (розпорядженням) керівника (ректора) або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво діяльністю бюджетної установи.

Комісія виконує такі дії:

• проводить огляд об’єкта НА і вивчає документацію, яку потрібно списати;
• установлює причини, на підставі яких приймається рішення про те, що НА не приноситиме надалі економічних вигід від його використання;
• визначає осіб (якщо цього вимагає ситуація), з вини яких відбулося передчасне вибуття НА з обороту, вносить пропозиції щодо їхньої відповідальності;
• визначає можливість продажу (передання) об’єкта НА;
• складає у двох примірниках Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів за формою № НА-3, затвердженою Наказом № 732, на кожний окремий об’єкт НА. Акт підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною за використання цього об’єкта, та затверджується керівником суб’єкта держсектору.

За результатами огляду об’єкта НА, який підлягає списанню, комісія складає протокол (див. зразок складання), в якому наводить всю необхідну інформацію щодо списання.

На підставі цього протоколу керівник бюджетної установи видає наказ про виведення об’єкта НА з обороту (див. зразок складання).

І на завершальному етапі комісія складає у двох примірниках акт вибуття за формою № НА-3 (див. зразок складання).

Зверніть увагу! Залишкову вартість розраховують за даними бухобліку на останнє число місяця вибуття об’єкта як різницю між його первісною вартістю та сумою накопиченої амортизації за період корисного використання. Тож бюджетна установа спочатку має нарахувати амортизацію за останній місяць використання об’єкта НА, а потім визначити його залишкову вартість.