Документальное оформление движения основных средств бюджетного учреждения

Ввод основных средств (далее - ОС) в эксплуатацию

Хозяйственные операции по зачислению объектов незавершенных капитальных инвестиций в состав ОС (как приобретенных, так и созданных (изготовленных) собственными силами), а также по вводу в эксплуатацию бесплатно полученных ОС оформляются с использованием:

• или Акта ввода в эксплуатацию основных средств, типовая форма которого утверждена Приказом № 818 (см. образцы составления);
• или другой формы, утвержденной распорядительным документом учреждения об организации бухгалтерского учета (большинство реквизитов этой формы будут совпадать с приведенными в образцах).

Бесплатное получение ОС

Операции по бесплатному получению и передаче ОС, кроме тех, которые являются объектами права государственной и коммунальной собственности, и операции по передаче ОС покупателю в случае их отчуждения оформляются:

• или Актом приемки-передачи ОС (см. образец составления);
• или актом другой формы, утвержденной распорядительным документом учреждения об организации бухгалтерского учета (большинство реквизитов этой формы будет совпадать с приведенными в образце).

Операции по бесплатному получению и передаче ОС, которые являются объектами права государственной и коммунальной собственности, оформляются Актом приемки-передачи по форме приложения к Порядку представления и рассмотрения предложений относительно передачи объектов из коммунальной в государственную собственность и образования и работы комиссии по вопросам передачи объектов в государственную собственность, утвержденному Постановлением № 1482 (см. образец составления).

Согласно Приказу № 818 акт составляется в двух экземплярах (для стороны, которая принимает объект ОС, и стороны, передающей его) и утверждается руководителем субъекта госсектора, который передает ОС.

Учитывая то что не только субъекты госсектора бесплатно передают ОС другим таким субъектам, очень благоприятной является норма Приказа № 818, которая позволяет в случае получения ОС в качестве гуманитарной помощи, подарка, безвозвратной помощи и т. п. составлять акт комиссии, которая принимает ОС. Тогда акт может быть оформлен в одном экземпляре и утвержден руководителем субъекта госсектора, который принимает ОС.

Особенности передачи объектов прав государственной собственности

Такие объекты передаются по решению субъектов, уполномоченных принимать решение о передаче имущества. Перечень таких субъектов приведен в п. 4 Положения № 1482.

Как и в общем порядке, для бесплатной передачи имущества должна быть создана комиссия. Однако в этом случае процесс ее формирования имеет определенные особенности, с которыми можно ознакомиться в п. 8 и 9 Положения № 1482.

Акт приемки-передачи составляется в четырех экземплярах, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается органом, составившим комиссию (п. 10 Положения № 1482).

Имейте в виду! К акту приемки-передачи должны прилагаться документы, перечень которых содержится в п. 10 Положения № 1482.

Движение ОС в пределах субъекта госсектора

Для оформления хозяйственных операций по движению ОС в пределах учреждения применяется Акт внутреннего перемещения основных средств, форма которого утверждена Приказом № 818 (см. образец составления). Акт также можно использовать в случае изменения местонахождения ОС в пределах субъекта госсектора без изменения МОЛ.

Внутреннее перемещение ОС

Если нужно в пределах учреждения передать материальные ценности, то после согласования в определенном в учреждении порядке МОЛ, которое передает ценности, составляет акт внутреннего перемещения по типовой форме или акт произвольной формы (если форма такого документа утверждена внутренним нормативным актом) в трех экземплярах. Его должны подписать МОЛ, которое передает ОС, и МОЛ, которое их принимает, и главный бухгалтер.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу, два других, по одном экземпляру для каждого, остаются у МОЛ.

В случае изменения местонахождения ОС акт произвольной формы составляет МОЛ в двух экземплярах с указанием нового местонахождения объекта. Акт подписывается МОЛ и главным бухгалтером. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу, второй остается у МОЛ.

Передача ОС в ремонт, на реконструкцию и модернизацию

Для оформления хозяйственных операций по передаче ОС в ремонт, на реконструкцию или модернизацию используют Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств, типовая форма которого утверждена Приказом № 818 (см. образец составления).

Акт составляется в двух экземплярах, которые подписывают обе стороны (передающая и принимающая). Утверждает акт руководитель учреждения, которое передает ОС в ремонт, на реконструкцию или модернизацию.

Если передаются несколько объектов, необязательно составлять отдельные акты. Операцию можно оформить одним актом, но нужно обязательно указать количество таких объектов.

Согласно Порядку № 818 акт утверждает руководитель учреждения, которое передает ОС в ремонт, поэтому логично, что акт подписывает главный бухгалтер этого учреждения. Ведь именно он должен организовать прекращение начисления амортизации на время проведения работ по модернизации и реконструкции, достройке, дооборудованию.

Что касается ремонтных работ, то в зависимости от их объема, времени и места проведения должны решаться в установленном порядке вопросы оформления акта передачи и прекращения начисления амортизации.

К сведению: если ремонт проводится в помещении балансодержателя, в присутствии МОЛ и занимает немного времени, составлять такой акт нет необходимости. Однако рекомендуем урегулировать этот вопрос путем разработки и утверждения внутреннего порядка проведения ремонтов оборудования в учреждении.

Возврат ОС, переданных в ремонт, на реконструкцию и модернизацию

Для этого применяем Акт приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС, типовая форма которого утверждена Приказом № 818 (см. образец составления). Таким образом осуществляем контроль за движением материальных ценностей.

Кроме того, этот документ содержит важную информацию для классификации расходов, понесенных в связи с проведением ремонтных работ. Так, в случае изменения первоначальных качеств ОС (улучшения объекта) увеличиваем стоимость ОС.

Начисление амортизации

Для документирования таких хозяйственных операций применяется Расчет амортизации основных средств (кроме прочих необоротных материальных активов), форма которого утверждена Приказом № 818 (см. образец составления).

Амортизация необоротных материальных активов (музейные фонды, библиотечные фонды, малоценные необоротные материальные активы, белье, постельные вещи, одежда и обувь, природные ресурсы, инвентарная тара, прочие необоротные материальные активы) согласно абзацу первому п. 7 разд. IV НП(С)БУГС 121 начисляется в первом месяце передачи в использование объекта необоротных активов в размере 50 % его первоначальной стоимости и сдачи 50 % первоначальной стоимости – в месяце их изъятия из активов (списания с баланса). Такие операции оформляются с использованием Расчета амортизации прочих необоротных материальных активов (см. образец заполнения).

Дооценка ОС

В случае отклонения остаточной стоимости объектов ОС от их справедливой стоимости на 10 или более процентов, руководитель учреждения может принять решение об их переоценке. Для бухгалтера основанием для отражения в учете такой операции является составленный с учетом законодательных требований, в частности Приказа № 818, Акт переоценки основных средств, форма которого утверждена этим приказом (см. образец составления).

Инвентаризация ОС

Бюджетные учреждения для отражения результатов инвентаризации ОС используют типовые формы, утвержденные Приказом № 572 Например, относительно ОС, нематериальных активов (кроме объектов права интеллектуальной собственности), прочих необоротных материальных активов, капитальных инвестиций – это Инвентаризационная опись необоротных активов (см. образец составления).

Кроме того, составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации необоротных активов, в которую включаются выявленные расхождения между данными бухучета и данными инвентаризационных описей относительно ОС, нематериальных активов, прочих необоротных материальных активов, капитальных инвестиций (см. образец составления).

Систематизация информации в учетном регистре

В бухгалтерской службе учет ОС ведется в Инвентарной карточке учета объекта основных средств, типовая форма которой утверждена Приказом № 818 (см. образец заполнения), которая открывается на каждый инвентарный объект (предмет).

Списание ОС

Для списания ОС, которые не могут быть отчуждены в установленном порядке, бесплатно переданы и относительно которых не могут быть применены другие способы управления, которые морально устарели и физически изношены, непригодны для дальнейшего использования, составляется Акт списания основных средств, типовая форма которого утверждена Приказом № 818 (см. образец составления).

Согласно Порядку списания объектов государственной собственности, утвержденному постановлением КМУ от 08.11.07 г. № 1314, перед составлением акта списания оформляется акт технического состояния и акт инвентаризации имущества. Если акт инвентаризации имеет типовую форму, то типовая форма акта технического состояния законодательно не утверждена. Ее можно утвердить внутренним распорядительным актом по учреждению или составить документ в произвольной форме с указанием в нем информации в зависимости от вида необоротного актива, который предлагается к списанию (см. образец составления).