Документальне оформлення руху основних засобів бюджетної установи

Уведення основних заосбів (далі – ОЗ) в експлуатацію

Господарські операції із зарахування об’єктів незавершених капітальних інвестицій до складу ОЗ (як придбаних, так і створених (виготовлених) власними силами), а також із введення в експлуатацію безплатно отриманих ОЗ оформляються із використанням:

• або Акта введення в експлуатацію основ-них засобів, типову форму якого затверджено Наказом № 818 (див. зразки складання);
• або іншої форми, затвердженої розпорядчим документом установи про організацію бухгалтерського обліку (більшість реквізитів цієї форми будуть збігатися з наведеними у зразках).

Безплатне отримання ОЗ

Операції із безплатного отримання та передання ОЗ, крім тих, що є об’єктами права державної та комунальної власності, та операції із передання ОЗ покупцеві у разі їх відчуження оформляються:

• або Актом приймання-передачі основних засобів, типову форму якого затверджено Наказом № 818 (див. зразок складання);
• або актом іншої форми, затвердженої розпорядчим документом установи про організацію бухгалтерського обліку (більшість реквізитів цієї форми буде збігатися з наведеними у зразку).

Операції із безплатного отримання та передання ОЗ, які є об’єктами права державної та комунальної власності, оформляються Актом приймання-передачі за формою додатка до Порядку подання та розгляду пропозицій щодо передачі об’єктів з комунальної у державну власність та утворення і роботи комісії з питань передачі об’єктів у державну власність, затвердженого Постановою № 1482 (див. зразок складання).

Особливості передання об’єктів прав державної власності

Такі об’єкти передаються за рішенням суб’єктів, уповноважених приймати рішення про передання майна. Перелік таких суб’єктів наведено в п. 4 Положення № 1482.

Як і в загальному порядку, для безплатного передання майна має бути створена комісія. Однак у цьому випадку процес її формування має певні особливості, з якими можна ознайомитися у п. 8 та 9 Положення № 1482.

Акт приймання-передачі складається у чотирьох примірниках, підписується головою і членами комісії та затверджується органом, який створив комісію (п. 10 Положення № 1482).

Майте на увазі! До акта приймання-передачі мають додаватися документи, перелік яких міститься у п. 10 Положення № 1482.

Рух ОЗ у межах суб’єкта держсектору

Для оформлення господарських операцій з руху ОЗ у межах установи застосовується Акт внут-рішнього переміщення основних засобів, форму якого затверджено Наказом № 818 (див. зразок складання). Акт також можна використати у разі зміни місцезнаходження ОЗ у межах суб’єкта держсектору без зміни МВО.

Внутрішнє переміщення ОЗ

Якщо потрібно в межах установи передати матеріальні цінності, то після узгодження у визначеному в установі порядку МВО, яка передає цінності, складає акт внутрішнього переміщення за типовою формою або акт довільної форми (якщо форма такого документа затверджена внутрішнім нормативним актом) у трьох примірниках. Його повинні підписати МВО, яка передає ОЗ, та МВО, яка їх приймає, та головний бухгалтер.

Перший примірник акта передається до бухгалтерської служби, два інших, по одному примірнику для кожного, залишаються у МВО.

У разі зміни місцезнаходження ОЗ акт довільної форми складає МВО у двох примірниках із зазначенням нового місцезнаходження об’єкта. Акт підписується МВО і головним бухгалтером. Перший примірник акта передається до бухгалтерської служби, другий залишається у МВО.

Передання ОЗ у ремонт, на реконструкцію та модернізацію

Для оформлення господарських операцій із передання ОЗ у ремонт, на реконструкцію чи модернізацію використовують Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів, типову форму якого затверджено Наказом № 818 (див. зразок складання).

Акт складається у двох примірниках, які підписують обидві сторони (та, що передає, і та, що приймає). Затверджує акт керівник установи, що передає ОЗ у ремонт, на реконструкцію або модернізацію.

Якщо передаються декілька об’єктів, необов’яз­ково складати окремі акти. Операцію можна оформити одним актом, але слід обов’язково вказати кількість таких об’єктів.

Згідно з Наказом № 818 акт затверджує керівник установи, що передає ОЗ у ремонт, тож логічно, що акт підписує головний бухгалтер цієї установи. Адже саме він повинен організувати припинення нарахування амортизації на час проведення робіт із модернізації та реконструкції, добудови, дообладнання.

Що стосується ремонтних робіт, то залежно від їх обсягу, часу та місця проведення має вирішуватися в установленому порядку питання оформлення акта передання та припинення нарахування амортизації.

До відома: якщо ремонт проводиться в приміщенні балансоутримувача, у присутності МВО й займає небагато часу, складати такий акт немає необхідності. Однак рекомендуємо врегулювати це питання шляхом розроблення та затвердження внутрішнього порядку проведення ремонтів обладнання в установі.

Повернення ОЗ, переданих у ремонт, на реконструкцію та модернізацію

Цілком логічно, що в разі повернення ОЗ із ремонту, реконструкції та модернізації необхідно оформити відповідний документ. Для цього застосовуємо Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ, типову форму якого затверджено Наказом № 818 (див. зразок складання). Таким чином здійснюємо контроль за рухом матеріальних цінностей.

Окрім того, цей документ містить важливу інформацію для класифікації витрат, понесених у зв’язку з проведенням ремонтних робіт. Так, у разі зміни первісних якостей ОЗ (поліпшення об’єкта) збільшуємо вартість ОЗ.

Нарахування амортизації

Для документування таких господарських операцій застосовується Розрахунок амортизації основних засобів (крім інших необоротних матеріальних активів), форму якого затверджено Наказом № 818 (див. зразок складання).

Амортизація необоротних матеріальних активів (музейні фонди, бібліотечні фонди, малоцінні необоротні матеріальні активи, білизна, постільні речі, одяг та взуття, природні ресурси, інвентарна тара, інші необоротні матеріальні активи) згідно з абзацом першим п. 7 розд. IV НП(С)БОДС 121 нараховується в першому місяці передання у використання об’єкта необоротних активів у розмірі 50 % його первісної вартості та решта 50 % первісної вартості – у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу). Такі операції оформляються із використанням Розрахунку амортизації інших необоротних матеріальних активів (див. зразок складання).

Дооцінка ОЗ

У разі відхилення залишкової вартості об’єктів ОЗ від їх справедливої вартості на 10 або більше відсотків керівник установи може прийняти рішення про їх переоцінку. Для бухгалтера підставою для відображення в обліку такої операції є складений з урахуванням законодавчих вимог, зокрема Наказу № 818, Акт переоцінки основних засобів, форму якого затверджено цим наказом (див. зразок складання).

Інвентаризація ОЗ

Бюджетні установи для відображення результатів інвентаризації ОЗ використовують типові форми, затверджені Наказом № 572. Наприклад, щодо ОЗ, нематеріальних активів (крім об’єктів права інтелектуальної власності), інших необоротних матеріальних активів, капітальних інвестицій – це Інвентаризаційний опис необоротних активів (див. зразок складання).

Крім того, складається Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів, до якої включаються виявлені розбіжності між даними бухобліку і даними інвентаризаційних описів щодо ОЗ, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів, капітальних інвестицій (див. зразок складання).

Систематизація інформації в обліковому регістрі

У бухгалтерській службі облік ОЗ ведеться в Інвентарній картці обліку об’єкта основних засобів, типову форму якої затверджено Наказом № 818 (див. зразок складання), що відкривається на кожний інвентарний об’єкт (предмет).

Списання ОЗ

Для списання ОЗ, які не можуть бути відчужені в установленому порядку, безплатно передані та щодо яких не можуть бути застосовані інші способи управління, які морально застарілі та фізично зношені, непридатні для подальшого використання, складається Акт списання основних засобів, типову форму якого затверджено Наказом № 818 (див. зразок складання).

Відповідно до Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.07 р. № 1314, перед складанням акта списання оформляється акт технічного стану та акт інвентаризації майна. Якщо акт інвентаризації має типову форму, то типову форму акта технічного стану законодавчо не затверджено. Її можна затвердити внутрішнім розпорядчим актом по установі або скласти документ у довільній формі із зазначенням в ньому інформації залежно від виду необоротного активу, що пропонується до списання (див. зразок складання).